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完整的采购员工作流程

发布时间:2019-05-06       点击数:

完整的采购员工作流程

 

 

 

 

流程是公司职员行事工作的准则与规范,也是企业授权管理的核心内容。通常来讲不同的企业流程内容有所差异,有项目采购制的全过程管理,也有“采”“购”分离的分工制,无论哪种采购方式,采购员的基本工作流程主要包括以下八大环节:

 

1. 采购计划

根据使用部门的需求计划,在核实过采购计划的准确性,并与相关计划员或其它负责人沟通确认无误,并存单保存后,做出最终的采购计划。

 

2. 询价和还盘

此环节主要工作有以下两大块:

1) 发询价函:了解好供应商后,需让发询价函,让供应商对价格、交货时间、付款方式、售后服务等确认后加盖公章回传;

2) 议价:综合考虑价格、交货的及时度、付款方式等方式找出二、三家,进一步商谈,以达到最能保障公司利益的企业进行合作

需要注意的是:要求多家供方报价单尽可能做细致,能做到细节出处最好,起到知道所采购物品来龙去脉的效果,并利用所有途径去验证,这样后面还价也有理有据容易达到预期

 

3. 做采购订单、合同

在询价议价完成后,接下来要做的就是做订单了。订单做好后要与各供应商提供的书面报价、比价表及先前做好的采购计划、计划确认单等等装订到一起。

接下来需要做另一个版本文件,即合同。合同版本基本是固定的,但要结合公司的要求以及与供方谈判的结果以及不同的材料不同的要求而变化。

 

4. 跟踪货物

在此环节,要了解整个供应过程是否正常,了解接货人的联系方式、地址,并及时通知供应商;另一方面,供应商发货后,还要了解承运人的联系方式等。这样便于随时跟踪货物在途中的状态。

 

5. 组织仓储接货

这个环节主要是要注意通知库管人员做好接货准备,比如要了解货物何时到货、是否有随货单据等等。很多企业采购对此会制订出一个统一的走货单版本,要求发货方抄送到相关部门,采购实时跟进。

 

6. 组织质检验货

这个环节主要需要做以下具体工作:合同签订后及时通知检验部门,让其做好验收准备,包括仪器、实验器材、试剂、验收标准(其中入厂标准、国标、合同标准、部分物资按供应商企业标准),以便货到后及时验收并出具验收合格单。

总之,做好前期检验、中期检验、后期检验。避免到货才发现问题影响其他。

 

7. 货物达到要求后仓储入库

产品验收合格后,根据验收合格单,库房开具入库单,采购员需收集入库单、检斤单、质检报告单等做好付款准备。主要强调各环节资料转接顺畅,并互通知悉。

 

8. 结算

付款前一定要把相关单据提前备好,以便按照合约及时付款,即“说到哪里做到哪里”“诚信”是相互的,对你对他都重要。

付款准备的资料如下:付款申请单、发票、入库单、质检单、检斤单、合同或订单等。

采购员要起到公司财务和供方之间的桥梁,适时和供方提出有利于己方的结算方式。